- 整理整頓ができていないため、在庫の一部だけ数えて発注を出してしまう
- 発注ノートや発注書の書き間違い、読み間違い
- WEB発注画面でのデータ入力ミス
診療の合間に時間を見つけてスタッフが念入りに在庫管理をしているのに、なかなか解消できないのが発注ミス。
発注ミスが、歯科医院の診療に必要な材料の欠品や不動在庫の大きな要因となっています。今回は歯科医院で発注ミスが起こる原因と、発注ミスが起こりやすい物品、発注ミスを防止する対策方法についてまとめました。
最後に歯科医院の発注ミスをなくし、欠品の不安を解消する話題のIoTツールと導入事例もご紹介!
過剰発注とは、在庫が十分にあるのに注文を出してしまうミス、発注の必要がないのに出してしまうミスのこと。廃棄ロスやキャッシュフローの停滞を招く、歯科経営への影響が大きい発注ミスです
すでに必要な分の発注を出しているにも関わらず、重ねて注文を出してしまうのが二重発注です。
在庫切れの最大の原因、発注もれにはさまざまな原因があります。
歯科医院は管理する品目数が多く、それぞれに類似品や後継品が存在するため、品違いをはじめ、発注ミスが起こりやすい環境にあります。
歯科医院の必需品で特に発注ミスに気をつけたいアイテムを紹介します。
●ニトリル・グローブ(ニトリル手袋)
ニトリルグローブは、ディスポーザブル品で消費量が多い材料。使用する人によって使用サイズが異なるため、各種揃えておく必要があります。結果、かさばりやすく、ストックを倉庫にしまう等複数場所で管理されることが多く、発注ミスがおこりやすくなっています。
●石膏
石膏は通常箱や袋に入っているため中身が見えにくく、残量が確認しずらい材料。また1回あたりの使用量が多いため、目視チェックに頼っていると「まだたくさん残っている」っていると誤った判断をしてしまうケースがよくあります。
●歯ブラシ
院内販売用の歯ブラシには、メーカーごとにそれぞれサイズやかたさが異なる多様なラインナップが存在。歯科医院では過剰在庫にならないよう少量ずつ発注することが多く、管理に手間がかかるアイテムの筆頭です。
発注ミスのほとんどが、スタッフによる人為的ミスが原因です。
人為的ミスが絶えない理由には、受付や診療の合間に見計らって発注作業を行なっているという背景があります。
もともと在庫管理作業は、「定期的にものの数を数える」というルーティーンワークが基本になっています。「作業そのものが単調でやりがいを見出しにくい」という性質をはらんでいます。
発注ミスが少なく在庫の量が適正に保たれているという歯科医院は、実際はスタッフが残業をして在庫管理の時間を捻出したり、厳しいダブルチェックを実施してミスを未然に防いでいるのかもしれません。
という病院経営に悪影響を及ぼすリスクをはらんでいる可能性があります。
DX化によってアナログな発注業務を自動化し、スタッフが本来の業務に専念できる環境をつくることが発注ミスの根本的な解決法となります。
医療事務や衛生士、看護師など、専門の勉強を積み重ね、資格を持っているスタッフがいきいきと働ける歯科医院は、院内に活気があって、患者へのケアもいき届きやすくなります。
発注ミスを解消する在庫管理システム、スマートマットクラウドを紹介します。
スマートマットクラウドは、在庫確認だけでなく発注まで自動化。
Ciモール、FEEDデンタル、P.D.R.オンラインをはじめ、歯科ディーラー様への自動発注に対応し、多数の歯科医院への導入実績があります。
スマートマットクラウドを経由したFAXや発注メールによる自動注文に切り替えることで、看護師、歯科助手、医療事務スタッフを手間がかかる発注書作成や確認作業から解放。
スマートマットクラウドが歯科医院の、治療や接遇といった重要業務に集中できる環境作りをお手伝いします。
●スマートマットクラウド導入による発注ミス対策
現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、発注を自動化するDXソリューション「スマートマットクラウド」を使えば、貴院でも簡単に自動化が可能です。スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。
あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。
「スマートマットクラウド」は、メール・FAXに加え、医薬品やディスポーザブル製品の受発注などに広く使われている標準商品コード「メディコード」を使ったAPI連携により、貴院で現在お取引のあるCiモール、FEEDデンタル、P.D.R.オンラインなどの主要ディーラーに対し自動で発注を行うことができます。
貴院のスペースや使用状況、導線に合わせた設置が可能です。
スマートマットクラウドは、現在多くの歯科医院にご利用いただいています。スマートマットクラウド導入による発注の効率化の事例をご紹介します。