- 備品 … 購入価額が10万円以上、もしくは耐用年数が1年以上のもの
- 消耗品 … 購入価額が10万円未満、もしくは耐用年数が1年未満のもの
備品管理とは、社内で業務中に使用する備品の個数や状態を把握し、管理する業務のこと。
備品管理自体は利益を生み出さない管理業務ですが、備品管理が正しくできていないと、企業の営業活動に支障をきたしてしまう業務効率化のカギとなる仕事です。
備品の定義は、耐久年数が1年以上あって、長期間その形状を変えずに繰り返し使用できるもの。一度の使用で量が変わっていくコピー用紙やトイレットペーパーなどは、消耗品、もしくは少額備品と呼び、一般的な備品と区別します。
どちらにあてはまるかは、購入金額と耐用年数が判断基準となります。
備品管理をおこなう目的は次の3点にあります。
備品の個数を管理し置き場所を固定することで、業務中にあわてて発注を出したり物を探したりすることがなくなり、業務効率化ができます。
また十分な備品管理ができていないと、過剰在庫や二重発注の予防ができません。備品管理には、備品の購入やその管理にかける経費を削減する役目があります。
さらに備品の紛失の早期発見や、社内盗難などの不正防止、という観点からも備品管理には重要な意義があります。
具体的に備品管理の方法と管理のすすめ方を見てみましょう。
備品管理台帳は、備品に関する情報を一元管理するために作成します。
備品管理台帳には管理に必要な情報を項目として過不足なく設定し、随時記入していきます。
紙ベースの台帳以外に、エクセルやスプレッドシート、物品管理システム・アプリを台帳として活用することも可能。
記入忘れが発生しないように、よく目につき手に取りやすい場所に置くことが備品管理台帳の運用のコツになります。
<項目の例＞
備品管理は情報だけでなく、現物管理が正確にできていないとうまくいきません。
社内に備品の現物管理のためのルールを浸透させるために、
といった仕組みを導入している企業があります。
簡単にいうと３定とは、定位・定品・定量という整理整頓のルールを守ること。
かんばん方式とは、品名・発注数・発注先を記入したラベルを備品に取り付けて発注のタイミングを見逃さないように管理する方式のことです。
３定もかんばん方式も手動でおこなわれるため、備品の紛失や発注漏れというような人為的なミスが発生することがしばしばあります。
そこで正確な管理を徹底するため、RFIDタグやバーコードといったデジタル技術で現物を管理できるシステムを備品管理に導入する企業が増えてきました。
「スマートマットクラウド」は重量IoTを採用したシステムで、重さの変化でリアルタイムに備品の出庫情報の見える化します。リモート管理と自動通知で、備品管理の効率化を実現します。
現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、発注を自動化するDXソリューション「スマートマットクラウド」を使えば、備品管理の自動化が可能です。スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。あとはマットが自動でモノのリアルタイム在庫を検知し、自動記録します。
●モノの有無を遠隔から確認
現場に出向いて備品の有無を確認する労力を削減します
●リアルタイム計測
実在庫の重さをリアルタイムで計測。いつ持ち出されたかを自動記録します。
●未返却の自動アラート
業務終了時に本来あるべき個数がない場合、アラート通知が可能です
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