- 人力やエクセルでは文字の読み（書き）間違いや入力ミスなどが起こる
- 注文が多い時期は残業も増え、働き方改革につながらない
- 受注管理業務を行う人材不足
- 受注管理システムやアプリの導入コストがかかる
- 受注管理システムやアプリを使いこなすのが大変
受注管理のもともとの意味は、消費者から注文を受ける業務のこと。
近年は、注文を受ける業務だけではなく、注文内容や在庫の確認、出荷管理まで受注に関する一連の業務のことを表すようになっており、販売管理の一つとされています。
さらに、新規顧客に見積もりを提示したり、契約を交わす取引契約の締結も受注管理の業務に含まれる場合もあります。
上記の図で販売管理業務の流れを見ると、受注管理はステップ②に位置付けられます。
受注管理の具体的な仕事内容と業務フローは以下の通りです。
初めての取引する場合や取引価格に変動がある場合、見積書を作成し、提出（送付）。
見積もり金額や取引条件の同意が得られたら、契約締結を行う。締結前には後々のトラブルを防ぐためにも商品の保証期間や納期、支払い方法、支払日などをしっかり確認。
注文が確定したら、注文書の内容を確認し、登録。
注文を受け付けた商品の在庫を確認し、在庫が不足している場合や受注生産品の場合には発注する。
在庫があってすぐに出荷できる状態であれば、注文書の期日を確認して納品予定日の連絡。反対に在庫不足などで指定納期に間に合わない場合には、納期の調整を行う。
受注した内容を、自社に残す書類である受注伝票を作成する。
注文を受領したことを、取引先に報告する注文請書を作成する。
ご紹介したように、受注管理は多岐にわたる上に、ミスが許されない企業や会社にとっては大変重要な仕事です。
会社の規模や業務内容にもよりますが、主に以下のような方法で受注管理を行っています。
電話・FAX・メールなどで送られてくる注文内容を手書きで伝票に起こす。
エクセルの受注管理表や受注表のテンプレートを使用。フリー（無料）のテンプレートも。
受注管理業務の一連の流れの自動化を行い、業務の効率化が可能な受注管理システムを使用。
iPhoneなどのスマートフォンやタブレットで操作できる受注管理アプリを使用。
このように受注管理は大変な業務だからこそ、多くの課題を抱え、効率化がなかなか進まないという声も多数あがっているようです。
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