ものを使い切ったら、専用のボックスに入れ、発注ノートに記入するというアナログな方式で行なっていました。
発注ノートに記入する前に、捨ててしまって、注文されておらず「あれ、注文してくれた？」ということもありました。
治療に使用するものですので、発注漏れやミスに関しては常に気がかりでしたね。
在庫管理や発注は院内にどこに何がどれだけあるかを把握していることが大前提なので、3年くらい勤務しているベテランスタッフが行なっています。
特に決まったルールを設けていたわけではなく、大体の見当「これぐらいで注文すれば大丈夫だよね」という感じで行なっていました。
しかし、人がやることなので、どうしても漏れがでてきます。欠品に気づいて、急に近くの材料屋さんに「在庫があったら持ってきてもらえませんか」ということもあり、慌ててしまうこともありました。
消費期限がある冷蔵庫内在庫もスマートマットクラウドで管理。見逃して欠品しがちな物品も自動発注。欠品の抑止につながっている
開業した7年前は歯科助手さん衛生士さんも広告を出せば応募がたくさん来ていましたが、今はだんだん雇用が難しくなっているのを感じています。
そんな状況下にあっても当院には、たくさんスタッフが集まってくれていますが、治療、患者対応、コロナ対策…など様々な業務をこなすスタッフにとって、在庫管理や発注作業の労力や欠品を起こしてはいけないという心理的負担はかなりのもの。
だからこそ、人の手でやらなくても良い作業はなるべく機械に任せ、負担をなくしてあげたい、と考えていました。
スマートマットクラウドに関しては、Facebookの広告を拝見し、以前から興味を持っていました。
ある展示会に伺った際にたまたまスマートマットクラウドが展示されているのを見つけ、説明を聞いて検討することにしました。
将来のクリニック経営を見据えて考えると、スタッフが働きやすい環境づくりやミスが起きづらい仕組みを作っていく必要があると判断し、導入を決めました。コストと比較しても十分な価値があると確信しました。
また、導入時のフォローやサービスも不安だったのですが、導入前に営業とサポートの方が来院して、しっかりサポートしてもらえたのもありがたかったですね。
現在、100台のスマートマットクラウドを導入、その7割はよく使用する消耗品を管理。残り3割は、あまり出ないので、うっかり忘れてしまうものを管理しています。
なんといっても大きいのは、在庫管理・発注を担当しているスタッフの労力削減です。
そうですね。在庫管理や発注業務の負担が減ることで、本来の業務である患者さんの対応に集中できるようなりました。
さらに発注ミスをしてしまってないか、あの在庫はどうだっけといった心理的な不安要素も軽減されました。
なかでも最も便利で重宝しているのが「入荷管理」です。画面上で注文したものの入荷状況がクラウド上ですぐにわかり、1階や2階のパソコンでみんなで共有しています。
「発注ノートをなくす」という目標が達成できそうです。
また、待合室の棚を改善し、物販の売り上げもアップしました。ここの在庫が減っても自動発注されるので、補充や注文といった抜け漏れの心配はないですね。
これは予想外の嬉しい効果です。
待合室で販売している物品もスマートマットクラウドで管理。待合室に置いても違和感がないのもポイント
スマートマットクラウドの導入でさらにDXを進めることができました。
人の手で書くということがミスにつながるのは明白。さらに人は人にしかできない仕事（患者さまの対応）をすべきだと考えています。
デジタルで院内業務の変革をすることで、患者さまとスタッフに対し、さらに向き合っていきたいですね。