当院は一般歯科で、2フロアあります。 在庫の点数も量も多く、これまで管理に時間とコストがかかっていました。
とくに大変なのは年に1度の棚卸です。
これまでは在庫係が1点ずつ探して数えて、紙に手書きで書き出して管理していました。 棚卸の日は朝からフロア毎に1人ずつスタッフがかかりきりになります。確実に午前中の半分は時間を取られて、診療の方が人手不足になってしまう。
また発注にも課題がありました。
在庫の残りが少なくなったものは、ホワイトボードに書き出してから発注をかけていました。手書きのため、こちらも集計が本当に大変です。 本来の業務と並行して行うため、在庫切れ寸前での発注になってしまうことも。
業者に、明日の使う分がないので明日の朝一で持ってきてほしい、とお願いすることもごくまれですが、ありました。
医療用消耗品です。例えばグローブや紙コップ、麻酔液など、診療で使うものがメインですね。販売用の歯間ブラシやリテーナーもあります。
数が多すぎるものや、ほとんど在庫が動かないもの以外を現在120台のスマートマットで管理しています。
そうですね。マットを使ってると、置き場所が決まりますよね。 導入の際の営業さんのお力添えもあって、こんな感じにすっきり整頓できるようになりました（笑）。
まず在庫をデータ化して、ノートパソコンやタブレットなど持ち運びができる端末で管理したいという思いがあり、いいシステムがないかずっと探していました。
歯科医院用のバーコードを使った商品もありましたが、納品されたものに全部バーコードを貼って、毎回読み取って入力するのでは、今と労力は変わらない。 自動で在庫の量を測定できるものはないか、と思っていました。そんな時にSNSでスマートマットクラウドの広告を見かけて、問い合わせをしてみたんです。
説明を聞く前は正直「マットに載せて在庫を管理する」というイメージが湧かなかったですね。ただ置くだけで、どうやって数が分かるのかと。
でも説明を受けたことで疑問点がクリアになり、その日のうちに導入を決めました。
後から管理する商材が増えても対応できること、在庫の全てをiPadで見ることができること。そして金額が導入の決め手になりました。
スマートマットクラウド管理画面
私は普段は診察にかかりきりで、在庫管理をメインで担当しているのは助手たちです。
本人たちが実際に触って、使いやすそうだったというのが台数を増やした一番の理由ですね。 パソコンを普段はあまり使わないスタッフもいるため、当初はみんなが使いこなせるシステムかどうかということが気がかりでした。
半年ぐらいかけて使い方を覚えるのが目標、と思っていたのですが、レクチャーやサポートのおかげもあって、みんな思った以上に使いこなしています。今月からは管理画面をみて発注を出したりと、自発的に運用してくれています。今は導入して間もないのですがシステムに慣れることで、さらに効率が上がりそうですね。
これまで在庫をひとつずつ探して紙に書いて残していた数字が今はデータになっています。今度の棚卸はそれを印刷すればいい。
「今度の棚卸はむっちゃ楽かもしれん」という声がみんなから上がっているので、今から期待しています（笑）。