アナログだった歯科医院の発注と棚卸を現場に負担をかけずに改革|株式会社XLUTCH

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株式会社XLUTCH

業種:歯科医

大阪府瓢簞山駅にほど近い「ひょうたんやまヒロ歯科」は、お口の中のことをなんでも相談でき、本当に必要な治療を受けられる「歯のコンシェルジュ」的存在として信頼を集めている歯科医院です。

院長と副院長はご兄弟で、それぞれの得意分野を活かし、他院とも積極的に連携しながら専門性の高い治療を提供されています。

今回は院長の松倉様にお話を伺いました。

  • 棚卸は在庫確認に人手がかかり、診療に影響が出ていた
  • 発注はホワイトボードに手で書き出していたため、集計が困難だった
  • アナログだった管理がデータ化、在庫状況をiPadで確認できるように
  • スタッフによる自発的なシステム運用ができている
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スマートマットクラウドを導入する前の在庫管理の課題はどのようなものだったのでしょうか?

松倉様:

当院は一般歯科で、2フロアあります。 在庫の点数も量も多く、これまで管理に時間とコストがかかっていました

とくに大変なのは年に1度の棚卸です。
これまでは在庫係が1点ずつ探して数えて、紙に手書きで書き出して管理していました。 棚卸の日は朝からフロア毎に1人ずつスタッフがかかりきりになります。確実に午前中の半分は時間を取られて、診療の方が人手不足になってしまう。

また発注にも課題がありました。


在庫の残りが少なくなったものは、ホワイトボードに書き出してから発注をかけていました。手書きのため、こちらも集計が本当に大変です。 本来の業務と並行して行うため、在庫切れ寸前での発注になってしまうことも。


業者に、明日の使う分がないので明日の朝一で持ってきてほしい、とお願いすることもごくまれですが、ありました。

スマートマットクラウドで管理しているものを教えてください

松倉様:

医療用消耗品です。例えばグローブや紙コップ、麻酔液など、診療で使うものがメインですね。販売用の歯間ブラシやリテーナーもあります。
数が多すぎるものや、ほとんど在庫が動かないもの以外を現在120台のスマートマットで管理しています。

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管理している点数が多いのに、とてもきれいに片付いていらっしゃいます

松倉様:

そうですね。マットを使ってると、置き場所が決まりますよね。 導入の際の営業さんのお力添えもあって、こんな感じにすっきり整頓できるようになりました(笑)。

導入いただいた決め手について教えてください

松倉様:

まず在庫をデータ化して、ノートパソコンやタブレットなど持ち運びができる端末で管理したいという思いがあり、いいシステムがないかずっと探していました。

歯科医院用のバーコードを使った商品もありましたが、納品されたものに全部バーコードを貼って、毎回読み取って入力するのでは、今と労力は変わらない。 自動で在庫の量を測定できるものはないか、と思っていました。そんな時にSNSでスマートマットクラウドの広告を見かけて、問い合わせをしてみたんです。

説明を聞く前は正直「マットに載せて在庫を管理する」というイメージが湧かなかったですね。ただ置くだけで、どうやって数が分かるのかと。

でも説明を受けたことで疑問点がクリアになり、その日のうちに導入を決めました。
後から管理する商材が増えても対応できること、在庫の全てをiPadで見ることができること。そして金額が導入の決め手になりました。

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スマートマットクラウド管理画面

昨年10月にまず100台、そして12月に追加で20台のご注文をいただきありがとうございます
気に入っていただいたポイントがありましたら教えてください

松倉様:

私は普段は診察にかかりきりで、在庫管理をメインで担当しているのは助手たちです。

本人たちが実際に触って、使いやすそうだったというのが台数を増やした一番の理由ですね。 パソコンを普段はあまり使わないスタッフもいるため、当初はみんなが使いこなせるシステムかどうかということが気がかりでした。

半年ぐらいかけて使い方を覚えるのが目標、と思っていたのですが、レクチャーやサポートのおかげもあって、みんな思った以上に使いこなしています。今月からは管理画面をみて発注を出したりと、自発的に運用してくれています。今は導入して間もないのですがシステムに慣れることで、さらに効率が上がりそうですね。

これまで在庫をひとつずつ探して紙に書いて残していた数字が今はデータになっています。今度の棚卸はそれを印刷すればいい

「今度の棚卸はむっちゃ楽かもしれん」という声がみんなから上がっているので、今から期待しています(笑)。

インタビューのご協力ありがとうございました。
導入して間もなく追加をいただいたこと、スマートマットクラウドを気に入っていただけた証と受けとめ、大変励みになっております。
今後もみなさまに使いやすいと感じていただけるようなシステムづくりをさらに進めてまいります。

株式会社XLUTCH|スマートマット導入の概要

導入目的
在庫管理、在庫データの取得、発注・棚卸の省力化
設置場所
歯科医院内倉庫
管理商材
グローブや紙コップなど診察に使用する医療用の消耗品
スマートマット導入の決め手
他のツールよりも手間がかからない点・コスト

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