弊社は、ドキュメント関連を中心にオフィス周りの総合サポートを事業の一環としておこなっています。
コピー機の保守管理や用紙、封筒など印刷を伴うものを定期的に補充するのもサポートの1つで、クライアント先に弊社の担当が常駐して、他のサポート業務と合わせて在庫管理や補充を行っております。
現状のサービスは顧客満足度が高い一方、弊社における課題としては、顧客先在庫の管理に掛かる弊社スタッフの業務工数の負荷が挙げられます。 クライアントの拠点が、東京と横浜など複数あると移動時間もかかり、一日仕事になってしまうケースも散見されます。在庫数や補充数量の把握も拠点ごとに目視で確認し、手元でメモを取った上で最終的に集計を行う為、管理工数も膨大でした。
ヒトが足で稼いでマニュアルで在庫管理を行うと、チェックする頻度も週2回くらいが限界でクライアント様の業務のピークがその間にあると用紙が足りなくなることもあり、チェックの頻度を増やしたいという思いもありました。
また、直近では顧客もコロナ禍で在宅勤務が増え在庫数量の確認が出来ない、弊社スタッフによる訪問での補充量確認が難しくなるといった点も課題として挙げられます。
「重さ」を基準に在庫管理を簡単に行えるIoTソリューションで、システム化することが出来れば、このような課題をなくすことができるのではという思いがあり展示会やオンラインで常々探していました。
展示会に行ってみたり、IoTが得意そうなベンダー様に話を聞いたり色々と情報収集を進め ておりましたが、3-4年前には弊社の課題を解決出来るようなソリューションはありませんでした。
そんな時に偶然Facebook広告で「重さで在庫管理」という文言が目に留まり、具体的な話 を聞いたところ、正に弊社課題を低コストで実現出来るサービスだと思い、具体的な導入に至った次第です。
RFIDやAIカメラ等、IoTソリューションは数多くありますが、「重さで在庫管理かつ、ソフトウェアもセットになっている」点、「低コストで導入が可能」な点が導入の決め手となりました。
スマートマット導入前は、在庫確認・補充数量の算出を目的に担当スタッフが毎週1回は1日を割いていました。顧客先での補充数量確認に加え、配送手配にも時間が掛かります。 諸々を合わせると、スマートマット導入を通じて週2日分の人の稼働を減らせました。
金額に換算すると年間約200万円以上の費用対効果を得られていると考えています。 在庫を確認する担当スタッフも在庫チェックの訪問作業が無くなっているため、在庫管理や補充に掛かる業務負荷はずいぶん減っていると実感します。
直接的な業務工数の削減効果に加え、遠隔から在庫数量の推移をモニター出来る為、必要なタイミングで必要な数量を補充するという、補充頻度の最適化を行える点も大きなメリットですね。
入出庫のデータも直ぐにCSVデータを通じてダウンロードして顧客に提示出来るのも利便性を感じています。
エンドユーザー様の観点からも、スマートマット上にオフィス消耗品を置いておくだけで在庫確認の手間が無くなる為、総務担当者の方の業務負担も随分と軽減されていると感じています。
例えば、日鉄ソリューションズ様などクライアント先のコピー用紙やオフィス消耗品の下に設置して遠隔から管理画面を通じて在庫数量を確認しています。具体的には毎日15時にスマートマットクラウドを確認することに加え、一定の残量を下回ったら担当者にメール通知される仕組みを利用して、 在庫切れを未然に防止しています。
自治体の廃電池の回収に利用したり、環境面でのビジネスに使えそうだと思っているので 色々と提案の幅が広がりそうだと思っています。