ショールームで切らしてはいけないコピー用紙の管理と発注を自動化

六本木ショールームの概要をお聞かせください。

5階と6階でショールームを展開しています。両階の違いは置いている機種。5階には一般的なオフィス機を置いていまして、6階にはプロダクションプリンターというデジタル印刷の機種を設置しています。5階がどちらかというと一般業務に使うようなコピー機・プリンター・複合機で、6階は大きなデジタル印刷機で、出したものがそのまま制作物になるという業務用の印刷機です。

プリンターだけではなく、オフィス業務で使うソフトウェアやソリューションをオフィスからプロダクションまで総合的にお客様にご紹介しています。

スマートマットを導入するにあたり、どのように運用していこうとお考えですか？

スマートマットは現在ショールーム運営チームと技術部門と協業して取り扱っています。

元々ある外部システムと、スマートマットを組み合わせていく形で運用していく考えです。

東京のショールームで運用方法など固めてからになりますが、他拠点のショールームにも展開できればと考えています。 具体的には、既存のシステム連携構築後、実働トライアルを行い効果測定を行い展開していこうと思います。

ショウルームにはどのようなお客様がいらっしゃいますか？

こちらのショールームは、プロ向けハイエンド機を扱っている事業部で運営していることもあり営業担当者の案内で来られる印刷会社のお客様が多くいらっしゃるのですが、オフィス機を使ってくださっている一般企業の方や学校法人の方など、様々な業種の方も来ていただいています。

簡単な販促物の内製化をご検討されるお客様もいらっしゃいます。

また、一般企業の方の中にも、今まで外注していた販促物などを社内で作る「内製化」をしたいというお客様もいらっしゃいます。

スマートマットを導入することで、どのような課題解決をお考えでしょうか？

スマートマットを取り入れることで、ショウルームを運営している側の省人を見据えています。

ショールームの運営自体はなるべくミニマムにやりたいので、コストダウンという視点から単純作業はなるべく人がやらないようにしたい。特に紙の管理は大変なので、自動化できればと考えています。

ある程度スキームは決めていますが、人の目で直接見て確認したり、エクセルなどで人の手で台帳をつけているのが現状。消耗品の発注は受付がやっています。たくさんの用紙を使うときは受付に申請しなければいけませんし、もうないからとすぐに注文したところですぐには届かない。こういった人力に頼るスキームですと、当然のように発注ミスも出てきます。

一番困ることは、お客様にプリントスピードを見ていただくとき。用紙を100枚くらい用意しなければいけないのに、紙が足りないときです。これからデモンストレーションをやるというときに、標準紙が足りないというパターンはなくしていきたいですね。

コピー用紙の種類は、50種類くらいはあります。1つの紙の種類でも厚さや大きさの違いがあるので、細かく派生したものまで含めると100種類くらいあるかも知れません。標準紙と呼ばれる用紙に関しては一番なくなってはいけないものであり、少なくともリアルタイムで管理しておかないといけません。この標準紙がないということだけは許されないので。

スマートマットには、標準紙からマットのサイズに合うものを抜粋したものから試しています。

用紙の種類が多いのでどこまで自動化するかというところに悩んでいますが、今のところ9種類の用紙をバックヤードにある倉庫で管理しています。倉庫内では紙などの消耗品の管理をしていますが、今後は倉庫だけではなく、会場の真ん中にスマートマットを持ってきてもいいかも知れません。

今後、どのような展開をお考えですか？

用紙の管理はスマートマットで進めていきますが、今困っているのはカタログの管理。

紙は多めに頼めば何とかなりますが、カタログは「賞味期限」があったりするのでそうはいきません。営業担当者がごっそりと持って行ったりするので、欲しいときにないということも。

今後は、カタログの管理をしていけたらと考えています。カタログを立てるカタログスタンドと一体化したような形のスマートマットができたらいいですね。