シージェイシステムは北海道を中心に東北や関東圏で光回線や通信キャリアの回線工事を手掛けています。工事の際に利用する資材は元請企業より預かるハイスペックな「受託備品」で、紛失や流用、盗難など在庫管理を厳格に運用する必要があります。
従来も月末の棚卸時など定期的に従業員が個数を確認していましたが、ヒトの目を介した通常の入出庫管理では、部材の不正流用を防ぐための厳格な在庫管理には人手も仕組み的にも足りていませんでした。いつ利用されたかが日次などタイムリーに分かるようにする仕組み構築が出来ないかと常々思案していました。
実はサービス開始時(2018年10月)にも某キャリアがサービス提供を開始したとのニュースを見て知ってはいました。2019年春からはオンライン広告でのマーケティングを強化していたようで再度目に留まりました。改めて資料請求を行い、サービス概要やハードウェアのスペックを調べるにつれて、初期設定や運用が簡単そうだなと思い、問合せをした次第です。
1番は導入が簡単そうと感じたことです。スマートマットの上に単純に管理資材を置いておけば定期的に残量を検知するというシンプルな仕組みなので、簡単に自動化が出来、かつ運用で混乱を来すことがないと思いました。当社は様々なIoT機器を取り扱っていますが、オペレーションが複雑ですとヒューマン・エラーが発生するため如何にシンプルな仕組みにするかが重要だと常々感じています。
スマートマット導入前には、アプリを利用して在庫数量の把握を簡便化する方策も検討しましたが、結局はヒトが入力業務を行う性質上、入力業務でミスが起こる可能性を排除出来ません。その点スマートマットはハードウェア上に物を載せるだけで在庫管理を簡単に自動化出来る点が魅力です。
スマートマットのクラウドソフト「スマートマットクラウド」の機能に、残量一覧メール機能があり、そちらを活用しています (1日1回管理商材の最新数量をメールで案内する機能) 。一度設定さえ済ませば管理画面に入る手間すらもなく、各社員が定期的に在庫数量を確認する習慣がスマートマットの利用を通じて定着しました。
非常に高価な工具セットを元受事業者から受託していますので厳格な物品管理は勿論必要ですが、一方で「所定の場所に戻したかどうか」をミスなく管理するのは大変です。現在はスマートマットで工具セットの返却状況を残量一覧メールで確認、必要に応じて日次で社内確認・連携を行う運用に変更しました。
まず第一に、在庫数量の見える化を通じてスタッフ全員が以前より在庫管理を意識するようになりました。また、資材が発注点を下回ったタイミングでメールが配信されるため、 在庫管理の確認を先回りして余裕を持って出来るようになりました。結果として工具セットの返却漏れや資材の在庫切れリスクを軽減でき在庫管理に掛かる社内のコミュニケーション・コストも大幅に削減することが出来たと実感しています