これまで発注は取引業者ごとにノートを作り、それを見て発注を出していました。材料がなくなったことに気づいたスタッフがノートに記入する形式です。
在庫管理の担当を設けていますが、この方法だとどうしても実際の作業に関わる人数は多くなります。
発注先も多く、WEB注文も含めると現在6社と取引していて、どの業者にいくつ発注するのか、また発注のタイミングはいつなのか、スタッフ全員が把握しきれていませんでした。
そのことが発注ミスの原因となり、材料が欠品して診療に影響が出てしまうことがありました。
切らしてはいけない診察材料も残量のわかりにくい液体もスマートマットで管理
スマートマットクラウドを知ったのは、同じ藤沢市内にある阿南歯科医院の院長先生からの紹介がきっかけでした。
話しを聞くだけではなく、実際に私と在庫管理担当スタッフの３人で見学をしに行きました。
グラム数で物を管理するという発想が面白いと思いました。これまでの歯科業界にはない発想です。
加えて、自分たちが何をどれだけ消費しているか分かる点は大きなメリットです。うまくいかないかもしれないけれど、まずは取り組んでみようと思いました。
とにかく阿南歯科医院さんは、材料置き場が見た目にすっきりと整理整頓されていて。導入する時は、私たちも頑張って整理から始めなくては……と思いました。
実際に運用できるかという点では、当時は「やってみないとわからないな」というのが正直な感想でした。
iPadで在庫がひと目でわかる点はとても魅力的、と思いました。
スマートマットに載せていない在庫も登録して画面で一元管理
50台のスマートマットを院内に設置しています。導入から約6ヶ月経ち、最近システムにやっと慣れてきました。スマートマットで管理しているものは、FAXやメールを通じて自動発注しています。
スマートマットに載せたものに関しては、安心して管理のすべてをシステムに任せられるようになりました。
私達がチェックしなくてもきちんと発注されていて、欠品の心配がありません。
スマートマットに載せている在庫は在庫管理を自動化
当院では消耗品以外にも物販在庫を抱えています。歯ブラシ１つとっても値段に幅があり、仕入れ価格が高いものは600円を超えるものも。これまでは物販在庫の数字が合わなくなることによって、経営的なダメージがありました。
デジタルで管理を始めたことによって、数字が狂うことがなくなり大変すっきりしました。
患者さんに販売する。スタッフが購入する。医師が購入する。ひとつひとつをデジタルで正確に管理することで、あやふやな面、曖昧な点がなくなりました。
必需品であるラテックス・グローブ管理の様子
在庫管理に限らず、あらゆる部分でアナログを脱却し、新しい技術を取り入れ院内のデジタル化をすすめています。
受付部門は予約の管理、支払いのキャッシュレス化を進めたことで、大きな省エネにつながりました。患者さんとのコミュニケーションも、今後はデジタルの画像や映像を使ってやっていくべきだと思っています。
スマートマットクラウドの導入も、そうしたデジタル化の取り組みの一貫ですね。
部分的にではなく、全面的にデジタルに向けて進化していく、という心がまえが重要だと思います。
例えば、型取りで従来の粘土を使った方法から、デジタルスキャナーを使う方法に転換する。そうした新しい技術が入ってきたときに怯むことがないよう、スタッフを鍛えていく必要があります。
私たちも在庫管理が自動化できているかというと、今はまだ道なかばという感じです。
それでも新しい取り組みができなくてアナログのまま立ち止まっているようでは、競争の激しい歯科では取り残される、生き残っていけないと考えます。
スマートマットクラウドにも、今以上に歯科に対応し進化を続けて欲しいと思います。
ぜひ、みなさん常に先を見据え、舵を切っていきましょう。