当院は大阪の東成区にある一般歯科です。ドクター2名とカウンセラー、衛生士、受付、アシスタントで運営をしています。
開院以来、在庫管理について特別な取り組みをしてこなかったため、院内にどんなものをどれくらい在庫として抱えているのかわからない状態でした。
発注は紙ベースで行なっていて、業者ごとにノートを作り、在庫が少なくなっていることに気がついた人が注文するものを書き出す方式をとっていました。
業者の数は3社以上、発注の仕方もFAX・ネットと異なり煩雑なため、スタッフが代わってしまうと引き継ぎが大変です。
また担当者によって、発注個数や発注タイミングがまちまちで。
同じものが間を置かずに少ない数で何度も届くこともあれば、送料対策でまとめて注文していることも。そのため、不足しているものが手元に届くまでかなり時間が経ってしまうことがありました。
そもそも在庫の置き方にルールがなかったためアシスタントが必要な商材を探しにいくと、なかなか資材を見つけられずに、すぐに戻ってこれないんです。
同じものが別々の場所にストックされていることもありました。これでは院内にはまだ在庫があるのに発注をかけてしまい、在庫過多の原因になりかねません。
かねてから「誰が見ても在庫の置き場や数がひと目で分かるようにしたい」と感じていました。
フェイスブックの広告を見て知りました。在庫をスマートマットで管理するのは画期的ですね。ウェブで鹿児島県にある歯科医さんの事例を読み、実際に歯科医院で使われていることを知って、問い合わせをしました。
スマートマットクラウド以外のシステムも検討し、無料で試しに使ってみましたが、自分達で注文しなければいけない、棚卸もしなければならないと、余計にひと手間かかるものでした。
運用自体に手間がかかるシステムや、担当者を決め誰かが責任を持って発注しなければならないシステムは、スタッフに作業を任せる際のハードルが高いと、感じました。
画面上の管理だけでなく、院内の在庫整理をかねて導入できるという点で決定しました。
スマートマットクラウドは歯科専用システムというわけではありませんが、説明で歯科医の導入実績があり、件数も増えていると分かり、安心感がありました。
また導入サポートが充実していることも決め手になりました。
導入作業は診療と並行しておこないます。全部自分たちでするとなると、やるべきことが10あるとするなら、2や3の段階で止まってしまいそうでした。
実際マットに載せる商品のあらい出しや機械設定のサポートがしっかりしていたので、やりとりを重ねていく過程でも信頼が深まりました。 設置に来ていただいた担当の方には、本当にたくさん力作業をしていただきました。
現在は100台のマットを設置しています。内訳は8割は治療に使う消耗品、残りの2割は販売用商品です。マットで管理しているものはこれから業者と連携して、自動発注を行う予定になっています。
今スマートマットクラウドで管理しているものは全体の6〜7割でしょうか。それ以外の在庫については、発注頻度やスペースを考慮し、実際に運用してみてから決めていきます。
棚を置いてマットを並べたのが1週間前ですが、どこに何があるのか視覚的にわかりやすくなりました。
これまで引き出しの中に在庫を詰め込んでいたので、必要なものがどこにあるのか分からず、スタッフが探しにいくことが何度も繰り返されていましたが、これで解決しそうです。
また設置の過程で、在庫を必要以上に抱えているものがあることがわかりました。これを機に過剰在庫を減らしていく予定です。
在庫管理は全てにつながると考えています。
切らしていた資材が届くタイミングに合わせて患者さんの予約を取る、というのは当院の方針とは異なります。
ですが私は治療があるので、在庫管理にかかりきりにはなれません。これまでは流れが決まっていなかったので、スタッフひとりひとりが「注文していいですか」、「箱を開けてもいいですか」と、私に確認に来ていました。
スマートマット導入をきっかけに、院長主導で当院の在庫管理のしくみを作りはじめています。
どの時間帯に勤務するスタッフが在庫情報メールをチェックする、届いた箱を開けマットに載せる、というルールさえ作ってしまえば、誰でも迷うことなく同じレベルで作業ができ、安心してスタッフに管理を任せることができます。
発注をはじめスマートマットクラウドを使えば、在庫管理は自動でできることが多いので期待しています。